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2026-11-12
＜参考記事＞免許証の有効期限や条件の確認方法は、下記の記事で解説しています。
結論：免許証のコピーは、貸渡簿への記録を助ける手段の一つです。保管期間と廃棄のルールを決めて管理します。
紙とデータ、それぞれの保管・廃棄ルールを店舗で定めましょう。
レンタカーの出発手続き時、お客様から「なぜ免許証のコピーを取る必要があるのか」「スマホやタブレットで写メを撮られて不安」といった質問を受け、返答に迷った経験はないでしょうか。
また、店舗のバックヤードに溜まり続ける紙のコピーや、端末内に保存された画像データを見て、「いつまで保管すべきなのか」「現在の保管方法は個人情報の取り扱いとして問題ないのか」と不安を感じる店舗管理者の方も少なくありません。
近年の個人情報漏えい事故への関心の高まりもあり、運転免許証という重要な個人情報の取り扱いには、明確な根拠とルールが求められます。
本記事では、国土交通省の通達に基づく記録・保管の法的根拠から、個人情報保護の観点による安全管理、適切な廃棄手順、万が一の漏えい発生時の対応までを整理して解説します。
この記事のよくある3つの疑問
義務ではありません。法令上求められるのは、定められた情報の適切な記録と保管です。手書きや直接入力で記録する運用も認められています。
2年間の保存が定められているのは貸渡簿です。コピーを取っただけで、すべてに2年間の保存義務が生じるわけではありません。
事業者専用の端末を使い、パスコードロックなどを設定します。個人アカウントへの自動同期を防ぎ、閲覧できる人を限定します。保管期間が過ぎたら適切に消去します。
店頭で運転免許証の提示を求めるだけでなく、写し（コピーや写真撮影）を取るケースが多いのはなぜでしょうか。その根拠と法的な位置づけを整理します。
レンタカー事業者は、道路運送法および関連通達（※）に基づき、貸渡しの状況を記録した「貸渡簿」を作成し、適切に保管することが義務付けられています。
貸渡簿や貸渡証に記録すべき主な運転者情報は以下のとおりです。
通達上、これらの事項は貸渡簿・貸渡証へ直接記載するほか、「運転免許証の写しを添付すること」によっても記載に代えることができるとされています。
（※参照：国土交通省自動車局通達「レンタカーに関する基本通達」）
実務上は、店頭での手書き転記ミスを防ぎ、貸出時の確認をスムーズに行う目的から、コピーや撮影による添付対応が定着しています。
ただし、法令上義務付けられているのは「定められた情報の適切な記録と保管」です。「必ず免許証原本のコピーや写真を取らなければならない」と定められているわけではありません。 必要な項目を手書きや直接入力で正確に記録し、原本の提示確認を行う運用も認められています。
現場で混乱が生じやすいのが、「貸渡簿の保管期間」と「免許証の写し（コピー・画像データ）自体の保管期間」の考え方です。
国土交通省の通達では、貸渡簿を「貸渡しが終了した日から2年間」保存することが定められています。紙媒体のほか、電磁的記録（電子データ）による作成・保存も認められています。
ただし、免許証のコピーや写真データを取得したという理由だけで、それらすべてに2年間の保存義務が生じるわけではありません。
免許証の写しを貸渡簿の記載事項に代えて添付する運用では、貸渡簿の保存要件との関係を確認する必要があります。一方、記載内容の確認や転記ミス防止を目的として別途取得したコピーについては、通達で一律に2年間の保存が義務付けられているわけではありません。
個人情報保護法では、個人データを利用する必要がなくなったときは、遅滞なく消去するよう努めることが定められています。
そのため、免許証の写しをどのような目的で取得し、どのように利用しているかを整理することが重要です。
事故対応や契約上の確認など、別の目的で写しを保管する場合は、その必要性も踏まえて合理的な保管期間を定めます。
「貸渡簿は2年間保存する」という決まりと、「免許証の写しをいつまで保管するか」という判断を区別することが、適切な情報管理の基本です。
貸渡簿と免許証の写しの保管の違い
| 項目 | 貸渡簿 | 免許証の写し（コピー・画像データ） |
|---|---|---|
| 保管期間の考え方 | 貸渡しが終了した日から2年間保存する（国土交通省の通達） | 取得しただけで一律に2年間の保存義務が生じるわけではない。取得目的に応じて決める |
| 保存の形式 | 紙媒体のほか、電磁的記録による作成・保存も認められている | 紙は施錠できる場所、画像データは事業者専用の端末で管理する |
| 記載に代えて添付する場合 | 運転者情報の記載に代えて、免許証の写しを添付できる | 貸渡簿の一部として、保存要件との関係を確認して管理する |
| 確認目的で取得した場合 | ― | 確認作業の終了後も保管が必要かを判断し、廃棄時期を決める |
| 不要になったとき | ― | 個人データは、利用の必要がなくなったら遅滞なく消去するよう努める（個人情報保護法） |
📎 出典：国土交通省自動車局「レンタカーに関する基本通達」／個人情報保護委員会
運転免許証には、氏名・住所・生年月日のほか、顔写真や本籍（ICチップ内情報）、免許番号など多くの重要情報が含まれます。個人情報保護委員会のガイドラインに基づき、必要以上の情報を抱え込まず、厳格に管理する体制を整えましょう。
紙で免許証のコピーを保管している場合、物理的な盗難・紛失・持ち出しへの対策が必要です。
スマートフォンやタブレットで免許証を撮影して管理する場合、端末自体の管理やデータ保管場所に配慮が求められます。
細心の注意を払っていても、盗難や書類の紛失、端末の紛失などによって個人情報の漏えい・紛失事故が発生するリスクは存在します。
漏えいやその恐れが発覚した場合は、次の手順で迅速に行動することが求められます。
個人情報保護法では、一定の要件に該当する個人データの漏えい等が発生した場合、個人情報保護委員会への報告および本人への通知が原則として義務付けられています。
報告が必要となる主なケースは、次の4つです。
※これらのケースには、漏えい等が発生したおそれがある段階も含まれます。
報告対象となる場合は、原則として事態を知ってからおおむね3〜5日以内に速報し、30日以内に確報を提出します。不正の目的による漏えい等では、確報の期限は60日以内です。
免許証情報が漏えいした場合でも、必ず報告義務が生じるとは限りません。漏えいした情報の内容や件数、発生状況を確認し、報告の必要性を判断することが重要です。
📎 出典：個人情報保護委員会
受付時にお客様から不安や疑問の声をいただいた際は、法令の根拠と管理体制を丁寧に伝えることで納得を得やすくなります。
紙のコピーをバインダーに綴じて保管し、保存期間を確認しながら廃棄する作業は、店舗運営において手間がかかるだけでなく、書類の紛失や誤廃棄につながる可能性もあります。
こうした負担を見直す方法の一つが、貸渡業務に関する書類の電子化です。
電子化によって期待できる主な効果と、運用上の注意点は以下のとおりです。
ただし、電子化するだけで保存期限の管理や情報漏えい対策が自動的に完了するわけではありません。導入するツールの機能を確認し、店舗の運用に合わせて管理手順を整備する必要があります。
レンタカー事業者向けツール「REborn」は、貸渡契約の管理や貸渡証などの帳票の電子発行に対応しています。
紙の書類を扱う業務の一部を電子化することで、書類の作成・管理にかかる店舗スタッフの負担軽減につながります。また、貸渡業務に関する情報を電子的に整理することは、日々の受付業務を見直すきっかけにもなります。
ただし、免許証のコピーや撮影画像の保存・削除については、REbornの機能と店舗側の運用を区別して考える必要があります。免許証情報を取り扱う際は、利用目的や保存期間を明確にし、適切な管理方法を定めることが重要です。
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一般ごみとしては捨てません。クロスカット対応のシュレッダーや、機密文書の溶解処理を使います。復元できない状態にして廃棄します。
まず状況を把握し、端末のネットワーク切断や遠隔ロックで被害の拡大を防ぎます。次に原因を調査し、本人への通知と再発防止策を進めます。
報告対象となる場合は、事態を知ってからおおむね3〜5日以内に速報します。確報は30日以内に提出します。不正の目的による漏えい等では、確報の期限は60日以内です。
必ず報告が必要になるとは限りません。要配慮個人情報を含む場合や、1,000人を超える漏えい等の場合などが対象です。情報の内容や件数、状況を確認して判断します。
貸渡簿に運転者情報を記録するためだと伝えます。転記ミス防止と手続きの迅速化の目的も添えます。情報を適切に管理し、不要になれば廃棄することも説明します。
運転免許証の写しの取得は、貸渡簿の法定記載事項を満たすための有効な手段ですが、同時に厳格な安全管理措置と定期的な廃棄が求められる個人情報でもあります。
自店の管理手順を見直し、必要に応じて電子的な帳票管理の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
「REborn」では、貸渡情報の管理や電子化に関するご相談、資料請求を随時承っております。店舗の業務負担軽減や情報管理の見直しをお考えの際は、お気軽にお問い合わせください。
最新の情報は、関係する公的機関などの公式情報でご確認ください。個別のケースの判断に迷う場合は、各窓口にご確認ください。
KAFLIX CLOUDは、レンタカーの予約管理・受付業務の自動化によって、店舗の省人化と運用を支援しています。
