導入事例

予約・車両・精算までを統合管理できるレンタカー事業者向けERPシステム「REborn」。

煩雑になりがちな日々の運営業務を一元化し、受付の自動化や在庫管理の最適化を実現することで、現場の負担を軽減しながら利益最大化をサポートします。

さらに、約3〜5分で受付が完結するレンタカー特化型セルフチェックイン機と組み合わせることで、免許証スキャン・本人確認・決済・電子契約書送付までを自動化。人手不足が深刻化する現場でも、効率的なオペレーションとストレスの少ない顧客体験の提供が可能となります。

今回は、KAFLIX CLOUDの「REborn」とセルフチェックイン機を導入いただいた、株式会社K2service.R（スズキレンタカー）様に、導入のきっかけや効果、そして今後の展望についてお話をうかがいました。

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レンタカー事業部の責任者として、現場と経営の両面を担う

- まずは現在のご担当業務について教えてください。

現在、レンタカー事業部の責任者を務めています。

主な業務は、店舗の出店計画から日々の店舗管理、そしてOTAサイトやポータルサイト、自社サイトでの集客、価格設定、在庫管理まで多岐にわたります。現場運営と売上管理の両方を担う立場です。

紙と手入力に追われていた導入前の現場

- REborn導入前は、どのような課題がありましたか？

とにかく紙ベースの管理が非常に多い状態でした。
契約書や免許証のコピー、車両の傷チェックなど、あらゆる業務が紙中心で運用されていました。

また、OTAサイトから当時使用していたシステムへの予約入力をすべて手作業で行っており、入力に膨大な時間がかかっていました。1日80件から120件ほどの予約を入力する必要があり、1人が一日中入力作業に追われている状況でした。

人の手による入力のためミスも発生しており、事前決済済みの予約が「現地決済」として登録されてしまい、二重請求につながるといったトラブルもありました。

接客1組10分以上。人手に依存する受付体制

- セルフチェックイン機導入前の受付業務はいかがでしたか？

お客様1人に対してスタッフ1人が必ず対応する必要があり、常に人手が取られていました。

契約説明だけで約5〜10分、さらに車両の傷確認で約5分。
1組あたり合計10分以上の接客時間が必要でした。

出発件数が増えると待ち時間が長くなり、クレームにつながることもありました。長時間の接客や傷確認作業は、スタッフにとっても大きな負担でした。

「やりたいことがすべて揃っていた」ことが決め手

- 導入のきっかけや決め手を教えてください。

複数のシステムを比較検討しましたが、KAFLIX CLOUDの「REborn」は、やりたいことがすべて揃っていました。

• セルフチェックイン機による接客時間短縮
• 免許証読み取り機能による安心感
• 在庫の一元管理
• 支払い方法別（現金・クーポン・クレジット）の売上把握

特に経理処理の効率化は大きな魅力でした。

また、業界で生き残るためには最新技術の導入が不可欠だと感じていました。その点でも、KAFLIX CLOUDは新しい技術への対応力があると感じ、導入を決断しました。

「現場のすべてが変わった」と言える導入効果

- 導入後の変化について教えてください。

従業員が口を揃えて言うのは、「業務の全てが変わった」ということです。

まず、紙がほとんどなくなりました。
契約書は電子化され、領収書もメール送信で完結するケースが増えました。現在、紙で残るのはセルフチェックイン機から出力される貸渡確認証程度です。

また、OTA予約の自動連携により手入力が不要になり、人的ミスがほぼなくなりました。

少人数でも回る現場体制へ

セルフチェックイン機に受付業務を任せられるようになり、人手の必要数が大幅に減りました。

その分、車両移動に人員を回せるようになり、連休や週末など出発件数が多い日にも柔軟に対応できるようになりました。

以前は1日50件の出発でも大変でしたが、現在は100件超えでも対応可能になっています。

データ管理の正確性向上とインバウンド対応

免許証やパスポート情報が電子データとして正確に保存されるため、万が一のトラブル時も迅速に情報を確認できます。

車両の傷についても、スマホアプリで撮影・保存できるため、お客様への説明が格段にしやすくなりました。

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- インバウンド対応はいかがですか？

かなり楽になりました。
以前はポケトークを使って対応していましたが、使用頻度は大幅に減りました。

国際運転免許証のスキャン時に多少の工夫は必要ですが、全体としては時間短縮につながっています。

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新人がすぐに戦力化できる仕組み

- スタッフの負担はいかがですか？

システム変更に対する不安はありましたが、離職はありませんでした。むしろ新人が増えています。

これまで「10」覚える必要があった貸渡業務が「2」程度に減りました。
入社後すぐに一人前として現場に立てるようになり、残りの時間を他業務の習得に充てられるようになりました。

習熟期間と社内体制

- 現場で使いこなせるまでどれくらいかかりましたか？

貸渡業務だけであれば、スマホアプリも含めて約1週間。
経理機能まで含めると、約1か月あれば十分習得可能です。

社内ではメイン担当者とサブ担当者を配置し、その担当者が社内勉強会を実施する体制を取りました。この運用方法は非常に効果的でした。

迅速なサポート体制も高評価

- 導入時のサポートはいかがでしたか？

非常に素晴らしいです。
土日祝日でも対応が早く、チャットや電話での質問にも迅速に返答をいただけました。その結果、導入期間の短縮にもつながりました。

現在も変わらず丁寧に対応いただいており、感謝しています。

「効率化＝人を減らす」ではない

- 今後の活用について教えてください。

システム導入で生まれた余力を、人材育成や売上拡大に活かしたいと考えています。

弊社では人を減らしていません。むしろ増やしています。
扱う車両台数を増やし、営業や車両管理など貸渡以外の業務を担える人材を育てています。

今後は車両の「商品化」にもさらに注力し、洗車や品質向上に力を入れていきたいと思います。

導入を検討されている方へ

最後に一言申し上げるなら、「現場で革命が起きます」。

レンタカー管理は確実に楽になります。
最初はスタッフに多少の抵抗があるかもしれませんが、使い始めればすぐに慣れます。

特に大きな変化は、業務の属人化が解消されることです。
これまで特定のスタッフしか対応できなかった業務も、セルフチェックイン機の導入により標準化されました。

私たちは、すべての面で「導入してよかった」と感じています。
ご検討中の方がいらっしゃれば、ぜひ店舗にお越しください。私が直接ご説明いたします。