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2026-09-30
＜参考記事＞貸出中の車両と返却予定を店舗全体で把握する方法は、下記の記事で解説しています。
結論：レンタカー店舗の欠航時は、その場の判断ではなく、事前に決めたルールで動くことが大切です。延長料金やキャンセル料は、事業者の規定や契約内容、予約条件で異なるため、確認する項目と判断する人を決めておきましょう。
台風や大雪で飛行機が欠航すると、レンタカー店舗では延長やキャンセルの問い合わせが集中し、返却予定の車両が戻らないこともあります。
この記事では、欠航時に備えて決めておきたいルールと、台風接近の前日・当日・天候回復後に備えておきたいことを順番に解説します。
この記事のよくある3つの疑問
延長の希望、返却遅れによる車両不足、来店できないお客様のキャンセルの3つが、同時に起こりやすくなります。
延長料金やキャンセル料の扱いは、事業者の規定や契約内容、予約条件によって異なります。自店で確認する項目と判断する人を決めておきましょう。
気象情報は気象庁、運航状況は利用する航空会社の公式情報で確認します。
飛行機が欠航すると、レンタカー店舗では主に「利用中のお客様からの延長」「返却遅れによる車両不足」「来店できないお客様のキャンセル」の3つが発生します。
欠航時に店舗で同時に起きる3つのこと
帰りの便の欠航で滞在を延ばすお客様から、延長を希望する問い合わせが入る場合もある
返却予定の車両が戻らず、次のお客様へ貸し出せなくなることがある
到着便が欠航し、予約したお客様が来店できず、キャンセルや予約変更が必要になる場合がある
たとえば、帰りの便が欠航してお客様が滞在を延ばすことになれば、レンタカーの延長を希望する可能性があります。その場合、本来返却される予定だった車両が戻らず、その車両を次のお客様へ貸し出せなくなることも考えられます。
一方、到着便が欠航すれば、レンタカーを予約していたお客様が店舗まで来られず、キャンセルや予約変更の対応が必要になる場合もあります。
このように欠航時は、1件の延長やキャンセルだけを処理すればよいとは限りません。貸出中の車両とこれから出発する予約をあわせて確認し、店舗全体への影響を把握することが大切です。
まず整理しておきたいのが、欠航に伴う延長料金やキャンセル料の扱いです。
料金の扱いは、事業者の規定や契約内容、予約条件などによって異なります。そのため、「欠航なら必ず無料にする」といった一律の対応ではなく、自社では何を確認し、誰が判断するのかを決めておきましょう。
判断基準を店舗内で共有しておけば、問い合わせが集中したときにも、担当者によって案内が変わることを防ぎやすくなります。
台風時には、飛行機が欠航していなくても、「観光が難しいためキャンセルしたい」「交通機関への影響が心配なので予定を変更したい」といった相談が入る可能性があります。
こうしたケースについても、どの情報や予約条件を確認して判断するのか、あらかじめ店舗内で基準を決めておくと対応しやすくなります。
「欠航を何で確認するか」も事前に決めておきます。台風などの気象情報は気象庁、実際の運航状況は利用する航空会社の公式情報など、確認先を店舗内で統一しておくと判断しやすくなります。
また、OTA経由の予約では、変更やキャンセルの手続きが直接予約と異なる場合があります。店舗で利用しているOTAの規定を確認し、「お客様・店舗・OTAのどこで手続きするのか」を整理しておくことも重要です。
悪天候時に決めておくルール（早見表）
| 決めておくこと | 確認すること・決める内容 | 確認先の目安 |
|---|---|---|
| 延長料金・キャンセル料 | 事業者の規定・契約内容・予約条件を確認し、誰が判断するかを決める | 事業者の規定・契約内容・予約条件 |
| 欠航していない場合の相談 | 「観光が難しい」「予定を変更したい」などの相談を、どの情報や予約条件で判断するかを決める | 予約条件など、店舗で決めた判断基準 |
| 欠航の確認方法 | 確認先を店舗内で統一する | 気象情報は気象庁、運航状況は利用する航空会社の公式情報 |
| OTA経由の予約 | お客様・店舗・OTAのどこで手続きするかを整理する | 利用しているOTAの規定 |
📎 参考：気象庁「台風情報」
まず、台風の影響が予想される時間帯の出発・返却予定を確認します。返却が遅れる可能性がある貸出中の車両や、飛行機の欠航によって来店できない可能性がある予約を洗い出しておけば、当日の対応を考えやすくなります。
こうした確認では、必要な予約をすぐに検索し、変更内容を管理できる環境も重要です。例えば、弊社が提供する予約管理システム「REborn」では、予約の検索や変更管理ができるため、影響する予約を確認する際にも活用できます。
影響が予想されるお客様には、店舗への連絡方法など必要な情報を事前に案内します。営業時間などに変更が見込まれる場合は、予約ページなどでの告知も準備しておきます。
同時に、浸水や飛来物などを想定して車両の配置や避難場所を確認します。スタッフについても安全を優先し、誰が出勤・営業体制を判断するのか、どのように連絡するのかを決めておきましょう。
欠航がまだ確定していない段階では、予想と確定情報を分けて伝えることも大切です。運航状況は航空会社、台風などの気象情報は気象庁の最新情報を確認しましょう。
台風接近の前日までに進める5つの備え
台風の影響が予想される時間帯の出発・返却予定を確認する
影響が予想されるお客様に、店舗への連絡方法などを伝える
営業時間などに変更が見込まれる場合の告知を準備する
浸水や飛来物を想定して、車両の配置と避難場所を確認する
安全を優先し、出勤・営業体制を判断する人と連絡方法を決める
欠航当日は、問い合わせの件数やスタッフ数に合わせて対応体制を整えます。
まず、問い合わせの件数やスタッフ数に応じて、延長・キャンセルを誰がどのように受け付けるか決めます。問い合わせが多い場合は複数人で分担するなど、店舗の状況に合わせて対応します。
延長の希望があった場合は、その車両に次の予約が入っていないか確認します。後続の予約に影響する場合は、利用可能な別の車両があるかを確認し、予約条件などを踏まえて対応を検討します。
料金やキャンセルについては、その場で担当者が独自に判断せず、事前に決めた基準に沿って確認します。
問い合わせが集中しているときに、すべてのやり取りを細かく記録するのは難しい場合があります。まずは予約の延長・キャンセル・車両変更など、後の対応に必要な情報を残すことを優先します。
記録する項目もあらかじめ決めておけば、繁忙時の負担を抑えられます。落ち着いた後に確認できるよう、「どの予約に、どのような変更をしたか」が分かる状態をつくっておきましょう。
欠航当日の対応の流れ（受付→車両調整→記録）
まず、延長やキャンセルがどの程度発生したか、車両のやりくりで困ったことはなかったかを確認します。あわせて、料金の案内や予約変更など、スタッフが判断に迷ったケースがあれば整理しておきましょう。
すべてを細かく集計する必要はありません。「問い合わせが集中して電話対応が追いつかなかった」「延長によって次の予約に使う車両が足りなくなった」など、実際に困ったことを残すだけでも次回の対策につながります。
振り返った内容は、悪天候時の対応マニュアルに反映します。たとえば、事前に確認する予約の範囲やスタッフの役割など、今回うまくいかなかった部分を修正します。
一度で完璧なマニュアルを作るのではなく、台風や大雪への対応を経験するたびに見直していくことで、自店に合った対応手順を整えていきましょう。
天候回復後に振り返る3つのこと
延長やキャンセルがどの程度発生したかを確認する
車両のやりくりや電話対応など、実際に困ったことを残す
料金の案内や予約変更など、スタッフが判断に迷ったケースを整理する
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台風時は、欠航していなくても相談を受けることがあります。どの情報や予約条件で判断するかを、店舗内で決めておくと対応しやすくなります。
予想と確定情報を分けて伝えます。運航状況は航空会社、気象情報は気象庁の最新情報で確認します。
OTA経由の変更やキャンセルの手続きは、直接予約と異なる場合があります。利用しているOTAの規定を確認し、お客様・店舗・OTAのどこで手続きするか整理しましょう。
影響が予想される時間帯の出発・返却予定を確認します。返却が遅れそうな車両と、来店できない可能性がある予約を洗い出しましょう。
予約の延長・キャンセル・車両変更など、後の対応に必要な情報を優先して残します。「どの予約に、どのような変更をしたか」が分かる状態にしておくと、後で確認しやすくなります。
悪天候への備えは、知識として覚えておくだけでは、いざというときに活かしにくいものです。
この記事を参考に、自店の予約方法やスタッフ体制に合わせた「悪天候時の対応マニュアル」として残しておきましょう。判断に迷う場面が出てきたら、その都度内容を更新していくことで、次の台風や大雪にも備えやすくなります。
