楽になるだけじゃない！？レンタカー自動受付システムで変わる顧客満足度！

レンタカー業界では、人手不足の深刻化と顧客クレームの増加が大きな課題となっています。 特に繁忙期には受付業務が逼迫し、長時間待ちによる顧客不満や、従業員の負担増による対応品質の低下が発生しています。

多くの店舗が人手不足に悩んでおり、人材確保が難しくなっています。
このままでは、業務の効率化を進めない限り、人手不足の解決は難しい状況です。

また、受付カウンターではクレームがカスタマーハラスメントに発展した事例も見受けられます。

こうした状況を解決するために注目されているのが、自動受付システムです。

そこで今回の記事では、受付システムを導入することで改善した受付業務の様子と実際の成功事例を紹介します。

自動受付システムとは？

受付システムとは、レンタカーをはじめとするサービス業において、対面での受付手続きを省略し、利用者が自分で手続きを完了できる仕組みの総称です。

従来、従業員が行っていた予約確認や本人確認、決済、契約手続きなどのプロセスを自動化することで、業務の効率化や顧客の利便性向上を実現します。

このシステムは、レンタカー業界だけでなく、ホテルや空港カウンター、施設の入場受付など、さまざまな分野・シチュエーションに応じて導入が進んでいる技術です。

利用者は、設置された機械の画面上で案内に従って手続きを進めることで、スムーズに出発受付を完了できます。

受付システムの形態には、専用のタッチパネル端末を設置するタイプや、スマートフォンやPCを使って事前手続きを行うオンライン型のものもあります。

近年では、人手不足や感染症対策の観点から受付システム導入が加速しており、非対面での受付処理が可能な受付システムが注目を集めています。

特にレンタカー業界では、繁忙期の受付混雑や従業員の負担軽減、カスタマーハラスメント防止といったメリットがあり、多くの企業が導入を進めています。

受付システムの導入により、手続きの時間短縮、業務の効率化、人的ミスの削減、顧客満足度の向上が期待され、これからのサービス業において重要な役割を担うシステムとなっています。

レンタカー出発受付に特化した受付システム

レンタカー業界が直面する人手不足や長時間待ちの問題を解決するために、KAFLIX CLOUDが開発したのが受付システムです。

これは、レンタカーの受付業務を省人化できる端末であり、従来の対面受付を必要とせず、REborn（レンタカー業務支援システム）との連携により、予約データの管理が効率的に行え、よりスムーズな受付・出発が可能になります。

これにより、レンタカー店舗の業務負担軽減、顧客満足度向上、外国人利用者対応の強化、ペーパーレス化に応じた、次世代のチェックインソリューションなのです。

受付システムの主要機能

受付システムには、以下のような業務効率化を実現する機能が搭載されています。

• 簡単受付
  予約時に入力した電話番号を受付システムに入力するだけで、受付開始！
• 顔認証（本人確認）
  AIが免許証の顔写真と実際の顔を照合し、対面での本人確認を不要に。
• 多言語対応
  韓国語・中国語（繁体字）・英語に対応し、外国人利用者の受付もスムーズ！
• 
  契約書は電子データとして登録されたメールアドレスに自動送信し、ペーパーレス化を実現。
• キャッシュレス決済に対応
  クレジットカード決済に対応し、顧客の利便性を向上。

今回の記事ではKAFLIX CLOUDの受付システムを例に、メリットや成功事例をご紹介します！

受付システム導入のメリット

人手不足の解消で業務効率アップ！

レンタカー業界が抱える人手不足の問題に対して、受付システムは大きな解決策となります

従来の受付業務を自動化することで、従業員が手作業で対応する時間を大幅に削減できます。

これにより、受付カウンターに配置する人員を減らすことが期待され、浮いたリソースを車両の管理や顧客対応といった本来の業務に集中させることが可能となります。

繁忙期でも少人数でスムーズな運営ができるため、従業員の負担を軽減しながら店舗全体の業務効率を向上することができます。

受付時間の短縮で顧客満足度アップ！

レンタカーの受付時間の長さは、顧客満足度を大きく左右する要因の一つです。

従来、レンタカーの受付には15分以上かかることも珍しくなく、受付システムを導入することで最短3〜5分で手続きを完了できるようになります。

特に繁忙期には、受付カウンターに長蛇の列ができ、長時間待たされることが顧客の大きな不満につながっていました。しかし、受付システムを活用すれば、顧客自身でスムーズに手続きを進められるため、待ち時間を大幅に短縮することができます。

受付時間の短縮は、クレーム対策とカスタマーハラスメント防止にも直結します。

「待ち時間が長すぎる」
「受付に時間がかかる」

といった理由からクレームがカスタマーハラスメントに発展する、といったことが深刻な課題を抱えていた店舗でも、受付システムを導入することでこれらの不満を解消し、顧客満足度を向上させることができます。

「待ち時間が短くて便利だった」「スムーズに受付できて快適だった」といったポジティブな口コミが増え、結果として店舗の評価向上にもつながります。

クレーム対応にも有効！安定したサービス提供へ

受付業務を人の手で行っていると、どうしても従業員ごとの対応のばらつきが発生します。ベテランの従業員であればスムーズに手続きを進められますが、経験の浅い従業員の場合、説明不足や対応の遅れが生じ、それがカスタマーハラスメントの原因になることも少なくありません。

また、書類の記入ミスや確認漏れといった人的ミスも避けられず、こうしたトラブルが顧客の不満につながるケースもあります。しかし、受付システムを導入することで、受付業務を標準化し、手続きの正確性を向上させることができます。

AIによる本人確認機能を活用すれば、免許証の確認や書類の不備を防ぐことができ、よりスムーズな手続きを実現。「説明がわかりにくい」「対応が悪い」といったクレームの削減につながるだけでなく、手続きの不備によるトラブルそのものを減らすことが可能になります。

受付システムの導入は、受付業務の効率化だけでなく、クレーム対応にも非常に有効な手段なのです。

多言語に対応！外国人利用者対応をスムーズに

外国人利用者の増加に伴い、レンタカー業界でも多言語への対応が求められています。 しかし、多くの店舗では外国語が話せる従業員を確保するのが難しく、言葉の壁によるトラブルが発生することも少なくありません。

KAFLIX CLOUDの受付システムは、英語・韓国語・中国語（繁体字）といった多言語にも対応しており、日本語が話せない顧客でも簡単に手続きを進めることができます。

これにより、外国語対応ができる従業員がいなくても、外国人利用者にスムーズなサービスを提供することが可能になり、言語の違いによるトラブルが減ることで、店舗の評価向上にもつながり、さらなる集客効果も期待できます。

導入事例：受付システムで変わったレンタカー店舗

有人カウンターの場合だと以下のような課題を抱えるレンタカー店舗が多く見受けられます。

• 受付時間が長く、特に繁忙期は30分以上の待ち時間。
• 人手不足で、新人が接客対応に追われ、ミスが増加。
• クレームが多く、口コミ評価が低迷。

この章では、受付システムを導入することで変わったレンタカー店舗の事例をご紹介します。

受付時間の短縮！スムーズな受付で顧客満足度アップ！

導入前は受付に30分以上かかっていたが、受付システムの導入後は、最短3〜5分で受付完了。
これにより、顧客のストレスが軽減されました。

導入企業A社（空港近くのレンタカー店舗）

当店は空港からの送迎が多く、特にフライト到着時間には一気にお客様が押し寄せるため、以前は受付に長蛇の列ができていました。

受付システムを導入したことで、クレームが激減。受付時間が劇的に短縮され、お客様から「待ち時間が短くて助かった」「受付がスムーズでストレスがない」という声を多くいただくようになりました。

スタッフの負担軽減！人手不足でもスムーズな運営が可能に！

受付業務が自動化されたことで、スタッフが接客や車両管理に集中できるようになり、人手不足の課題が解決。

導入企業B社（空港近くのレンタカー店）

以前は繁忙期になると、受付業務に10名以上の従業員を配置していましたが、受付システムを導入したことで、5名で対応可能になりました。

これにより、従業員を車両管理や清掃業務に回せるようになり、業務全体の効率が格段に向上しました。 また、新人の教育負担も減り、接客の質が安定しました。

クレームの減少！安定したサービス提供で顧客満足度向上！

付属カメラによる本人確認や電子契約書の導入により、受付ミスや書類不備が大幅に減少し、クレーム発生率が大幅に低下しました。

導入企業C社（都市型レンタカー店）

以前は、書類の記入ミスや確認漏れが原因で、受付トラブルが多発していました。

特に、従業員ごとに対応のばらつきがあり、「説明が分かりづらい」といったクレーム対応も少なくありませんでした。

しかし、受付システムを導入したことで、全ての手続きが自動化され、受付業務の「言った言わない」のトラブルがなくなりました。

さらに、受付システムが多言語に対応し、外国人利用者の受付もスムーズになったことで、「説明不足で不安」「英語が通じず困った」といったクレームが激減しました！

まとめ：クレーム対応とカスタマーハラスメントを減らそう！

レンタカー業界では、人手不足や長時間待ちが深刻な課題となっており、業務効率化なしには解決が難しい状況です。

従業員の負担が増えるとサービスの質が低下し、クレームが増加することでさらに業務が圧迫される悪循環に陥ります。これらの問題を根本から解決するために、受付システムの導入が進んでいます。

受付システムを活用することで、受付業務の自動化が可能となり、少人数でもスムーズな店舗運営が実現

従来の受付では長時間待ちが発生していましたが、最短3〜5分で手続きを完了できるため、顧客満足度の向上にもつながります。

また、AIによる本人確認や電子契約書の管理により、手続きの正確性が向上し、受付業務のばらつきが解消され、クレームの削減や口コミ評価の向上にも貢献します。

さらに、外国人利用者の増加に伴い、外国語対応のニーズが高まる中で、多言語対応機能を備えた受付システムは、外国人利用者にも安心して利用してもらえる環境を提供します。

言語の壁を乗り越えることで、より多くの顧客をスムーズに受け入れることが可能になります。

受付システムの導入は、単なる業務の負担軽減ではなく、レンタカー事業全体の効率化や顧客満足度の向上、そして競争力の強化につながる重要なステップです。

業務のDX化を進めることで、より快適で便利なレンタカーサービスを提供し、業界内での優位性を確立できるでしょう。

KAFLIX CLOUDの受付システムを導入し、レンタカー業務を次のステージへ！