レンタカー受付の「人手不足」を解決！セルフチェックイン機運用ガイド

レンタカー業界では慢性的な人手不足が続き、特に繁忙期の受付業務は大きな負担となっています。

「人材を増やしたくても採用できない」
「スタッフが疲弊してしまう」

そんな現場の悩みに対して、いま注目されているのがセルフチェックイン機の導入です。

この記事では、セルフチェックイン機を導入した後の具体的な運用イメージを、実際の事例やQ&Aとともにわかりやすくご紹介します。

「どの運用方法が一番ラクなのか？」という視点から、業務負荷を軽減するヒントを探している方に向けた内容です。

セルフチェックイン機とは？

セルフチェックイン機は、レンタカーの受付業務に特化して開発された機器です。

お客様自身が画面操作を通じて、予約確認、本人確認、契約、決済といった一連の流れを完結できるように設計されています。

本人確認・免許証スキャン・契約・決済まで一括処理

免許証のスキャンと顔認証による本人確認機能、クレジット決済機能、電子契約書への同意などがすべて1台に搭載されています。

操作は簡単、1組あたり約3〜5分で完結

初めて使う方でも直感的に操作できる画面構成。受付所要時間は平均3〜5分程度とスムーズです。

「人手を半分に削減できた」導入事例もあり

実際の導入企業では、「従来2名体制だった受付業務が1名でも回せるようになった」「繁忙期の混雑が緩和された」などの声が寄せられています。

KAFLIX CLOUDのセルフチェックイン機について

KAFLIX CLOUDが提供するセルフチェックイン機は、多言語対応・AI顔認証・免許証スキャン・キャッシュレス決済など、多機能を備えたレンタカー専用の受付端末です。

＜参考記事＞
セルフチェックイン機でレンタカー受付を効率化！人手不足解消と業務効率アップを実現

セルフチェックイン機の使用方法と運用フロー

セルフチェックイン機の導入によって、受付業務は大きく簡素化されます。

この章では、実際にどのような手順でお客様が受付を進めていくのかを、ステップごとに解説します。現場での運用イメージを掴むことで、自社への導入時の参考にもなるはずです。

セルフチェックインの流れ

基本の流れは以下の通りになります。
セルフチェックイン機の活用で、どれほど業務がラクになるのか、具体的な流れをご覧ください。

1.携帯番号入力

予約時に登録した携帯番号を入力するだけで予約情報が呼び出されます。

ポイント：
入力ミスを防ぐため、確認画面で番号を再表示し、お客様自身に確認していただく運用が効果的です。

2.予約確認

入力した携帯番号と紐付いた予約情報が画面に表示されます。
・氏名、車種、利用時間、料金などを一覧で確認可能

ポイント：
紙の貸渡証が不要になり、ペーパーレス化を実現。

3.免許証スキャン

免許証をスキャナーで読み込み、有効期限や種別を自動チェック。

ポイント：
エラー時は再スキャンできるため、操作に不安のあるお客様でも安心です。

4.顔認証（本人確認）

免許証の写真と照合して本人確認を行います。
・顔認証システムによるなりすまし防止
・撮影による自動照合でスタッフの目視確認を削減
【ポイント】本人確認がシステム化され、受付業務の省人化に直結します。

5.契約内容確認・同意

契約内容を画面で確認し、タッチ署名や同意を行います。電子契約はメール送信も可能。

ポイント：
お客様が画面で確認するため、説明不足によるトラブル防止につながります。

6.決済

クレジットカードを挿入またはタッチで処理。決済完了後の内容はシステムに即時反映され、スタッフが確認できます。

ポイント：
現金管理を大幅削減し、会計業務の負担を減らします。

7.鍵の受け渡し

受付完了後は、スタッフが対面で鍵を手渡し。

ポイント：
受付説明が不要になり、鍵管理だけに集中できるため効率的です。

8.出発

鍵を受け取ったらそのまま駐車場へ移動します。
車両位置の案内は、店舗ごとに「看板表示」や「ナンバープレート案内」などの工夫がされており、スムーズに出発できる仕組みづくりがポイントです。

ポイント：
案内をシンプルにすることで、スタッフが一人一人を同行する必要がなくなり、混雑防止にもつながります。

ここがラクになる！

セルフチェックイン機を導入することで、従来スタッフが行っていた確認や説明の多くをシステムが代行します。この仕組みにより、人手不足解消と業務効率化の両立が可能になります。

具体的にどの部分が効率化され、どのようにスタッフやお客様の負担が軽減されるのかは以下の通り。

• お客様自身で操作してくれるため、受付のための会話・説明が不要に
• ミス防止（免許証の有効期限チェックなど）も自動化でき、確認作業の負担が軽減
• 慣れてくれば1台で1日数十件の受付も無理なく対応可能

セルフチェックイン機を導入するとどうなる？実例を紹介

セルフチェックイン機を導入した現場では、受付業務の進め方やスタッフの役割が大きく変化します。

この章では、鍵の受け渡しや操作フォローなど、現場での工夫やメリットなど、自社に最適な運用方法を紹介します。

鍵の受け渡し方法

セルフチェックイン機で受付完了後、スタッフが対面で鍵を手渡す方式が主流です。
「鍵の受け渡しに簡易ロッカーを使う」といった方法も、運用として検討・構築することが可能です。

【ラクになるポイント】

• スタッフは「受付業務」に関わらず、鍵の準備・手渡しのみでOK
• 接客対応時間が大幅に短縮され、他業務との両立がしやすくなる

操作フォロー体制

多くの現場では、スタッフがセルフチェックイン機のすぐ近くに配置され、必要に応じて補助を行う方式を採用しています。

あくまでお客様主体で操作が進むため、スタッフの関与は最小限で済み、効率化と顧客満足の両立が可能です。

また、完全に無人ではなく、いざという時に頼れるスタッフがいる安心感は、機械の操作に不慣れなお客様の満足度向上にも直接つながります。

【ラクになるポイント】

• 1人のスタッフが2〜3台のセルフチェックイン機を同時に管理できる
• 対応が必要な時だけ人が対応するため、無駄な待機・声かけが不要

＜参考記事＞
レンタカー受付業務を効率化！セルフチェックイン機導入のメリットとは？

よくある質問Q＆A

Q. セルフチェックイン機だけで受付は可能ですか？

A. 契約から決済までの流れをセルフチェックイン機で完結できます。

ただし、多くの現場では完全無人化ではなく「スタッフが近くで待機し、必要な時だけ補助する」という省人化運用が主流です。

Q. 出発前の傷チェックはどうするの？

A.セルフチェックイン機の案内に沿って、お客様自身が目視確認を行います。専用のスマホアプリで撮影記録を残せる仕組みもご用意しています。

Q. セルフチェックイン機導入後の運用サポート体制は？

A. KAFLIX CLOUDでは、専用コールセンターを設け、遠隔サポートなどのフォロー体制を整備しています。

システム導入後も安心してご利用いただけるように、土日祝も対応の専用コールセンター、専用チャットでお問い合わせやご相談ができるサポート体制も整っています。

Q. システムトラブルが起きたら？

A.サポート窓口が即時対応します。

システムトラブルの際は、電話・メール・専用チャットのいずれかで、専用コールセンターのスタッフが対応いたします。

また、マニュアル整備もあり、現場でも軽微な確認作業ができるよう導入前にレクチャーを行います。

まとめ｜人件費をかけずに受付を効率化する方法とは？

レンタカー業界において、人手不足や採用難は長年の課題です。求人を出しても人が集まらない、採用できても長く続かない、そんな現場の声を多く耳にします。

セルフチェックイン機の導入は、こうした慢性的な人材課題を根本から見直す第一歩となります。特に、人手不足解消と業務効率化の観点からは有効な解決策です。

受付業務の自動化によって、スタッフは車両の清掃・準備・安全確認といった「人でなければできない業務」に集中でき、全体の業務効率とサービス品質の向上につながります。

また、スタッフの負担が減ることで、職場環境の改善や離職率の低下にも貢献します。新人教育にかかる工数も削減できるため、管理者にとっても運営が安定します。

そして何より、「受付が無人だと不安」と感じるお客様の心理にも配慮できます。

セルフチェックイン機のわかりやすい操作フローと、いざという時に頼れる最小限のフォロー体制は、むしろお客様に安心感を与え、顧客満足度の向上にも貢献します。

人を増やすのではなく、仕事の仕組みを変える。

その選択肢として、セルフチェックイン機は、費用対効果の高い投資であり、人手不足解消と業務効率化を同時に実現する長期的に有効な施策と言えるでしょう。

KAFLIX CLOUDでは、導入後のサポートも含めた運用提案を行っております。

「そろそろ受付の省人化を検討したい」
「運用のイメージをもっと知りたい」

そんな方は、ぜひ一度ご相談ください。