Excel管理はもう限界？レンタカー車両管理ツール導入のメリット・デメリットをご紹介

小規模レンタカー会社の多くが、Excelを使って予約や車両の管理を行っていますが、事業の成長と共にExcel管理の限界が見えてくるのが現状です。

特に、業務が複雑になると、従業員の手作業での管理ミスが増え、効率化が難しくなるケースが多く見受けられます。

そこで、近年注目されているのがDXの技術を利用したレンタカー車両管理ツールの導入です。

今まで従業員の手作業で行っていたレンタカー車両の管理をシステム管理し、車両の管理や精算業務などを自動化することが可能となります。

今回の記事ではExcelでの管理と比較して、レンタカー車両管理ツール導入のメリット・デメリットを徹底解説します。

また、記事の最後の方では、レンタカー車両管理ツールを導入する際のポイントもまとめているので、「レンタカー車両のDX管理」や「レンタカー業務効率化」に興味がある方はぜひこの記事をご覧ください。

Excelを使用した車両の管理｜メリットとデメリット

Excelで管理を行うメリットとしては、コストがかからず、すぐに使い始めることができる点が挙げられます。

慣れ親しんだソフトウェアであり、複雑な設定も必要ないため、小規模なレンタカー会社にとっては手軽な選択肢です。

Excel管理のメリット

・コストがかからない

PCの購入時にすでにインストールされている場合が多く、初期投資がほとんど不要。Microsoft Officeのライセンスがあれば別途費用が発生することがありません。

・導入が簡単

誰でもすぐに使い始められ、Excelのテンプレートを利用することで、スムーズに業務を管理できます。

・柔軟なファイルの作成が可能

項目を自由に追加・変更でき、独自の管理項目や集計表を簡単に作成することができます。

・多数の企業の定番ツールのため、すでに馴染みがある

Excelは、事務職や管理業務を行ったことがある人のほとんどが使用経験があり、基本的な操作方法であればトレーニングの手間がかからない。

ただし、Excel管理の場合、多くのデメリットもあります。 データが分散しやすく、リアルタイムでの在庫確認や予約状況を共有することが難しいといったデメリットが見受けられます。

さらに、手入力での作業はミスが発生しやすく、特に繁忙期にはオーバーブッキングや誤配車のリスクも高まります。

Excel管理のデメリット-Excelの限界

・手入力でのミスが頻発

「繁忙期に入力を誤り、予約内容を間違えて登録してしまった」といったケースが増える傾向にあります。特に予約のダブルブッキングが大きな問題として多くのレンタカー会社の悩みごとの一つにもなっています。

・データ・ファイルが複数のワークシートに分散する

各店舗や従業員が独自にファイルを作成し、最新の在庫状況や予約状況を共有することが困難なため、「誰が最新の情報を持っているのか」が不明瞭です。

・複数担当者で使用しながら管理を行うことが難しい

同時に複数の担当者が作業することができず、「Aさんが使っているので入力できない」など、作業が滞ることがしばしば発生します。

・リアルタイム更新ができない

予約状況や返却状況をリアルタイムで反映されないため、「返却される予定の車両を別の予約で手配してしまう」といった混乱が生じてしまいます。

・ファイルの複雑化と破損の恐れ

店舗が成長して保有台数が増えると、Excelのファイルが複雑化して「一度開くのに時間がかかる」「関数が壊れて集計が合わない」といったトラブルが発生してしまうこともあります。

以上のように、レンタカー業務でのExcel管理は、導入ハードルが低く柔軟性もある反面、デメリットが致命的なミスを誘発することもあります。

レンタカー利用者が増え、事業規模が大きくなるにつれ、レンタカー業務の管理を負担に感じているレンタカー会社におすすめなのが、レンタカー業務用に開発されたレンタカー車両管理ツールです。

レンタカー車両管理ツールとは？

レンタカー車両管理ツールは、予約、在庫、精算など、レンタカー業務のあらゆる要素を一元管理するためのツールです。レンタカー車両管理ツールを導入することにより、業務の自動化が進み、手作業でのミスが減少するだけでなく、顧客満足度の向上にもつながります。

＜参考記事＞
レンタカー業務におけるオペレーション最前線

レンタカー車両管理ツール導入4つのメリット

車両管理ツールを導入することで、予約・精算・車両の管理を自動化でき、省人化と従業員の負担軽減を意識した運営が可能になります。

レンタカー車両管理ツール導入のメリットは以下の通り。

• 業務の自動化と効率化
• リアルタイムでのデータ更新
• 人手不足の解消
• 顧客満足度の向上

業務の管理を自動化する

レンタカー車両管理ツールでは、予約、車両の配車状況、精算までのすべてのプロセスを一元化できます。従業員の手作業を減らすことで、業務がスムーズに進行し、人的ミスのリスクを軽減します。

リアルタイムでのデータ更新の安全性

Excel管理では難しかったリアルタイムでの在庫の管理や予約の共有が可能になり、オーバーブッキングの回避や配車作業の効率化につながります。

人手不足の解消

業務の自動化により、人件費を抑えつつ業務を回せるため、人手不足に悩む小規模～中規模のレンタカー会社にとっては大きな利点です。

顧客満足度の向上

セルフチェックイン機やキャッシュレス決済といった最新の機能と連動しているツールの場合、レンタカー運転者目線での使いやすさも向上させることができるため、顧客満足度の向上も期待できます。

レンタカー車両管理ツール導入3つのデメリット

ツールを導入する際には、多くのメリットがある一方で、いくつかのデメリットも考慮する必要があります。

まず、導入コストや初期設定には時間と資金がかかり、特にITに不慣れだと、従業員の負担となることがあります。

ツール導入のデメリットは以下の通り。

• 適切なツール選びに時間がかかる
• 導入コストと初期設定の負担
• ITスキルの必要性

適切なツール選びに時間がかかる

各ツールによって提供される機能や価格が異なるため、事業規模に合ったシステムを選ばないと、逆にコストや手間が増えてしまうこともあります。

数多く存在するツールの中から、自社にあったサービスを予算内で探すのに時間がかかってしまう場合もあります。

導入コストと初期設定の負担

ツールの導入には専門技術を持った技術者によるシステム構築が必要となるため、一定の初期費用がかかります。

また、導入後のアフターフォローとツール利用料も必要となるため、初期費用だけではなく、管理運用費も発生します。

ITスキルの必要性

ツールを効果的に活用するためには、ある程度のITスキルが求められます。トラブルが発生した際の対応や、システムの機能を使いこなすための知識が必要です。

また、ツール設定や従業員のトレーニングも必要です。特にITに不慣れな事業者にとっては、これが導入の障壁となることがあります。

ツールを導入する際のポイント

Excel管理をしていた業務をツール管理にすることで、予約ミスが激減し、車両の稼働率が向上した事例など、具体的な導入事例をご覧ください。

参考： レンタカー車両管理ツール導入事例

ツールを選ぶ際は、価格だけでなく、必要な機能が揃っているかを確認することが重要です。また、ツールを使いこなすには、ITスキルが必要となる場面もあるため、導入時の研修やサポートも考慮に入れるべき要素です。

導入後も、円滑に運用するためにはサポートが必要です。トレーニングやサポートサービスが充実しているツールを選ぶことが、長期的な利用とスムーズな運用のポイントとなります。

導入時の価格や必要な機能の確認

ツールを選ぶ際には、まず価格と必要な機能が揃っているかを確認することが大切です。

単に安いだけではなく、予約・在庫の管理、精算機能など、あなたの事業に必要な機能がしっかり含まれているかをチェックしましょう。また、店舗の規模に応じて機能のバランスが重要です。

確認ポイント

• 月額や初期費用は予算内か？
• 予約、在庫、精算など必要な機能があるか？
• 将来的に事業が成長しても機能が拡張できるか？

導入研修の有無

ITに詳しくない従業員がいても、レンタカー車両管理ツールをスムーズに使えるように、ツール導入時の研修があるかを確認しましょう。ツールの操作方法を一から教えてもらえることで、安心して導入できます。

確認ポイント

• 導入時に研修やトレーニングが受けられるか？
• 操作が難しい場合に、お問い合わせサポートが受けられるか？

アフターサービスの確認

車両管理ツールを導入した後も、トラブルが起きた時にサポートしてくれるアフターサービスがあるかを必ず確認しましょう。

導入後に問題が発生しても、迅速に対応してくれるサポート体制が整っているかどうかが重要です。

確認ポイント

• 車両管理ツールにトラブルが起きた時に、迅速に対応してくれるサポートがあるか？
• 問い合わせ窓口はどのように利用できるか？（電話、メール、チャットなど）
• 利用方法が記載されたマニュアルの提供があるか？

まとめ：次世代のレンタカー車両管理に向けて

Excel管理の脱却のためには、レンタカー事業の成長に必要不可欠です。 レンタカー車両管理ツール導入により、従業員の業務効率化だけではなく、運転者目線でもスムーズなレンタカー利用が可能になります。結果、顧客満足度が向上し、最終的には売上増加にもつながります。

今こそExcel管理の運用を見直し、次世代のレンタカー車両管理ツールで事業の成長を目指してみてはいかがでしょうか。